Om oppgaveutvalg

Oppgaveutvalg er ett av tiltakene som inngår i kommunens Lokaldemokratiprosjekt

Oppgaveutvalg er en politisk arbeidsform hvor lokalpolitikerne samarbeider med innbyggere om å utvikle ny politikk, lage forslag til strategier og tiltak. 

Fra politisk reglement - §11 Oppgaveutvalg

Formål og hovedprinsipper

Formålet med oppgaveutvalgene er å styrke samarbeidet mellom lokalpolitikerne og innbyggerne, og sikre optimale vilkår for innovativ og ressurseffektiv utvikling.

Oppgaveutvalg er midlertidige, rådgivende og tematisk avgrensede utvalg. De skiller seg fra de eksisterende faste utvalgene ved at de også har med innbyggere, og at de har til formål å samskape løsninger på spesifikke politikkområder, problemer og utfordringer, som er definert og avgrenset, i et mandat vedtatt av kommunestyret.

Oppgaveutvalgene er ikke å anse som politiske utvalg etter kommuneloven, men som en metode for medvirkning.

Oppgaveutvalgene skal søke en arbeidsform som er spørrende, preget av åpenhet og som bidrar til meroffentlighet. Med hjemmel og begrunnelse som gitt i offentlighetsloven kan oppgaveutvalgene vedta å lukke møtene og unnta utvalgets interne arbeidsdokument fra innsyn.

Oppgaveutvalgene skal søke en balansert kjønnsmessig representasjon, tilsvarende kommunelovens bestemmelser. Det innebærer at hvert kjønn som hovedregel skal være representert med minst 40%.

Folkevalgte medlemmer gis ikke ekstra godtgjørelse for deltagelse i Oppgaveutvalg.

Innbyggere gis ikke godtgjørelse.  

Møteplan

Oppgaveutvalg som arbeidsform tilsier at kommunestyret vedtar en møteplan for de faste utvalg som normalt ikke overstiger 4 møterunder i året.

Formannskapet gis et særlig ansvar for at det er lagt til rette for arbeidet i oppgaveutvalgene.

Følgende årshjul følges:

 Prosess oppgaveutvalg

Ansvar og roller

Kommunestyret oppretter oppgaveutvalgene og vedtar oppgaveutvalgenes mandat, og velger de folkevalgte medlemmene til oppgaveutvalget. Valget bør gjennomføres som avtalevalg.

De faste utvalgene/formannskapet, som det enkelte oppgaveutvalg knyttes opp mot, gir innspill til mandatet.

Valgkomiteen (formannskapet) innstiller til kommunestyret de folkevalgte medlemmene av utvalget, samt hvem av disse som skal være leder og nesteleder.

Politikernes rolle

  • Politikerne som velges inn i oppgaveutvalgene velger de andre medlemmene(innbyggere/andre) etter gjennomført annonsering og vurdering fra administrasjonen, jf. de kompetanseprofiler/kriterier kommunestyret har satt for medlemmer til utvalget.
  • Politikerne i oppgaveutvalget bør ha særskilt interesse av oppgaveutvalgets tema. De deltar på lik linje med innbyggere/andre om å utforme forslag til politikk for tema/området. Politikerne i oppgaveutvalget skal være faste medlemmer av utvalg eller kommunestyre.
  • Leder av oppgaveutvalget har ansvar for at oppgaveutvalget leverer i henhold til oppgaveutvalgets mandat.
  • Nestleder av oppgaveutvalget bistår leder og stiller i leders fravær.
  • Leder og nestleder av utvalget har ansvar for nødvendig kommunikasjon med de øvrige oppgaveutvalgene, og forankring av arbeidet i de faste utvalgene/formannskapet og kommunestyret.

Innbyggernes rolle

  • Innbyggerne i utvalget representerer kun seg selv, ikke lag/forening eller lignende
  • Innbyggerrepresentantene i utvalget er likestilte med politikerne i utvalget

Administrasjonens rolle

  • Utforme forslag til mandat etter dialog med det faste utvalget/formannskapet
  • Bistå med søknadsprosessen for å skaffe/finne kandidater
  • Bistå oppgaveutvalget med møteinnkallelser, utsendelse av dagsorden og referat, informasjon på kommunens hjemmesider, rigge møtested
  • Bistå leder med å planlegge og tilrettelegge oppgaveutvalgets møter, samt bidra med fagkunnskap og kompetanse ved å holde innlegg, forberede notater og utredninger
  • Veileder – mht administrativt arbeid
  • Kontaktpunkt for utvalget inn i administrasjonen

Mandat

Mandatet beskriver oppgaveutvalgets oppdrag og skal inneholde bakgrunn og formål, oppgaveutvalgets oppgaver, sammensetning av oppgaveutvalget (kompetanseprofil for medlemmer), oppgaveutvalgets arbeidsform, tidsplan og økonomi.

Sammensetning av oppgaveutvalget

Oppgaveutvalget skal ha inntil 15 medlemmer; normalt 5 politisk valgte representanter og 10 innbyggere/andre relevante, jf. vedtatt kompetanseprofil. Det skal ikke oppnevnes vara til oppgaveutvalg.

De 10 andre medlemmene til oppgaveutvalget rekrutteres gjennom annonsering; det annonseres etter personer som oppfyller kompetansekriteriene i mandatet. Personer søker ved å fylle ut skjema som er tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Søkere kan bli valgt til å delta i oppgaveutvalget eller de kan inviteres til å medvirke underveis i prosessen, gjennom å delta i aktiviteter som oppgaveutvalget legger opp til for å få innspill til arbeidet.

Unge (under 20 år) skal alltid få to plasser når de er aktuelle som medlemmer til oppgaveutvalg.

Arbeidsform

Oppgaveutvalget bestemmer selv arbeidsform, utover det som er beskrevet i det enkelte mandat.

Oppgaveutvalget kan involvere innbyggere/andre aktører med interesse og/eller kompetanse for oppgaveutvalgets tema gjennom for eksempel å nedsette referansegrupper, arbeidsgrupper, holde åpne møter, gjennomføre workshops, undersøkelser eller annet.

Det er viktig å begrense møtefrekvensen og tilstrebe faste møtetider i arbeidet.

Levering

Oppgaveutvalget kan selv velge hvordan overlevere sitt materiale og politikk til Formannskapet. Det er hensiktsmessig at hovedinnholdet leveres som en skriftlig rapport, for å sikre god forståelse av innspillet fra oppgaveutvalget.

Økonomi

Kommunestyret vedtar de overordnede økonomiske rammene for arbeidet med oppgaveutvalgene i årsbudsjettet. Kommunestyret kan velge å avsette ressurser direkte i mandatet til det enkelte utvalg og ressurser til disposisjon for formannskapet.

Formannskapet gis myndighet til å fordele ikke disponerte midler til det enkelte oppgaveutvalg, etter søknad, i tråd med det enkelte utvalgs mandat.