Vi holder på å skrive en erfaringsrapport om hvordan arbeidet med involvering rundt Lille Åsgaten har vært.

Bakgrunn

Svelvik kommune har ansvar for å sørge for at alle innbyggere har et sted å bo. I dag har ikke kommunen et tilstrekkelig tilbud til de som har behov for en kommunal utleieleilighet. I tråd med kommunens boligsosiale plan fra 2009 ble det i 2016 besluttet å bygge 12 kommunale utleieleiligheter og 3 avlastningsleiligheter for barn og unge i Lille Åsgaten 3. Byggingen av de kommunale boligene startet våren 2019.  Svelvik kommune legger stor vekt på at de nye boligene i Lille Åsgaten skal fungere godt sammen med naboer og nærmiljø. Kommunen ønsket med dette prosjektet å jobbe litt annerledes og få med naboene i dialogen for å diskutere mulige løsninger som kunne bidra til å styrke et godt naboskap.  Dette dokumentet oppsummerer hvordan vi har gått fram i prosessen og hvilke erfaringer vi har gjort oss. Vi håper våre erfaringer kan komme til nytte for andre kommuner som ønsker å jobbe sammen med nabolag gjennom lignende prosesser. 

Om prosessen og aktiviteter  

Kommunens ønske for involvering av nabolaget var todelt. Planen for bygningsmassen i seg selv hadde allerede vært på høring, og arbeidene ble igangsatt omtrent på samme tid som vi startet arbeidet med å engasjere naboene. Vi ønsket derfor å involvere naboene i den videre utviklingen av uteområdene i Lille Åsgaten 3, og bomiljøet i nabolaget. Vi lurte på hva naboene savnet i nærområdet. En lekeplass? En uformell møteplass? Dyrkekasser? Vi lurte også på hvordan de opplevde prosessen. Var det mye støy eller støv fra byggingen? Andre problemer? Og vi var nysgjerrige på hva naboene tenkte om at boligene er avlastningsboliger for barn og unge og kommunale utleieleiligheter. Hvordan kan vi sikre godt naboskap etter at nye beboere flytter inn?   

Involvering

Utover høringsrunder og innspill på kommunestyremøter finnes det få arenaer for dialog mellom kommunen og innbyggere i denne type saker. Derfor ønsket vi å starte med å snakke direkte med naboene. Vi gjennomførte husbesøk og en rekke nabolagsmøter. Første fase av involveringsarbeidet var å snakke med naboene og det ble varslet om nabolagsrunden per post og SMS. To representanter fra kommunen banket på dørene til de nærmeste naboene for å samle innspill og ta imot spørsmål. Dette var viktig både for å få en større forståelse for hvordan naboene opplevde situasjonen, og for å bygge relasjoner med nabolaget. Av de husene vi banket på hos, var omtrent halvparten hjemme, og vi ble invitert inn til en prat hos flere. Vi snakket med totalt syv naboer.  Noe av det som kom fram fra nabolagsrunden var forslag om å invitere naboene til visningsrunde når byggene står innflytningsklare. Det kom også spørsmål knyttet til byggenes utforming som høyde og balkong. Gjennom å snakke med naboene som var berørt av utbyggingen fikk vi samlet innspill og spørsmål som vi kunne bygge videre på i prosessen. Konkret ga innsikten en god indikasjon på hva som burde være fokuset i nabolagsmøtet, som var neste steg i involveringsarbeidet. Flere av de vi snakket med var positive til at kommunen tok seg tid til å snakke med naboene, til tross for at de var negative til selve boligene og at de ikke hadde blitt involvert på et tidligere tidspunkt. 

Nabolagsmøter

Etter nabolagsrunden gjennomførte vi to nabolagsmøter i Svelvik Rådhus, hvor alle interesserte fra nabolaget var invitert til å delta. Totalt 16 naboer møtte opp på det første møtet, og 14 personer på det andre. Møtene ble ledet av Synnøve Sæther (Assisterende Kommunalsjef Helse og Omsorg) og Caroline Hoff eller Miriam Innbjør (Tinkr). I tillegg deltok Jan Stensvold (Nestleder Kultur- og Byutviklingsutvalget), Hjørdis Trollsrud (Leder Helse og Omsorgsutvalget) og Roar Strøm (prosjektleder Investering og Næring) i det første møtet.  
Målet for det første møtet var å få innspill fra naboene til utarbeidelsen av utomhusplanen og til hvordan kommunen sammen med naboene kunne legge til rette for et godt naboskap. Naboene var opptatt av at de ikke hadde blitt inkludert tidligere i prosessen og var misfornøyde med at det var lite rom for påvirkning. Det opplevedes som om frustrasjonen var todelt der de både var frustrerte over størrelsen på selve byggene og også bekymret for hvem som skulle bo i boligene. Det ble mye diskusjon i møtet, og særlig rundt utforming av gjerder og skjerming mot grensende eiendommer.  Vi fikk i det første møtet ikke anledning til å gå nærmere inn i hvordan kommunen og naboene kunne jobbe for et godt naboskap i Lille Åsgaten 3. Dette var derfor i fokus når vi igjen inviterte til et nytt møte. Det ble raskt klart at naboene ønsket å diskutere problemstillingene fra forrige møte ytterligere. Dette knyttet seg blant annet til hva som var mulig å påvirke i denne delen av prosessen, både knyttet til det byggtekniske og fremtidige beboere. Vi opplevde naboene som urolige for prosessen videre, og at de ikke opplevde at de hadde reell mulighet til å påvirke prosessen. 
På bakgrunn av innspill i møtet ble det bestemt å følge opp prosessen rundt Lille Åsgaten 3 i to separate løp. Naboene med eiendommer som grenser til tomten Lille Åsgaten 3 ble invitert til et eget møte med prosjektleder for utbyggingen i kommunen for å diskutere problemstillinger knyttet til byggeprosessen og utforming av hekk og gjerde.

Teknisk møte med naboene

Prosjektleder for utbyggingen i Svelvik kommune tok ansvar for innkalling og gjennomføring av møter med de naboene som grenser til Lille Åsgaten 3 og de rett ovenfor bygg B. Formålet med møtene var å bli enige med alle om løsning i grensen mellom deres eiendom og Lille Åsgaten 3, og eventuelle andre ønsker i forhold til innsyn. Naboene var kalt inn enkeltvis og man kom i møtene til en enighet med alle. Alle møtene hadde en god tone.  

Viktigste læringspunkter  

Involver tidlig

Svelvik kommune fikk tilbakemeldinger på at naboene ble invitert til å delta i prosjektet for sent. Innen vi gikk rundt på nabolagsrunde og holdt første nabolagsmøte, var allerede byggeprosessen i gang. Mange avgjørelser angående byggene og utformingen hadde blitt tatt. Naboene opplevde at de fikk lite rom for å påvirke og bli med å ta beslutninger. Til tross for at kommunen fikk positive tilbakemeldinger på å åpne opp for dialog, skapte det en del frustrasjon for naboene å bli involvert på et tidspunkt som opplevdes for sent. Arbeidet kunne ha vært igangsatt da det ble fattet vedtak om bygging i Lille Åsgaten 3.  

Ta én utfordring av gangen

Vi opplevde at det for naboene var to sentrale utfordringer. Det som gikk på selve byggene og på hvem som skulle bo der. Sammenblandingen av disse to utfordringene førte til at flere av naboene opplevde at kommunen var mer opptatt av hvordan man skulle tilrettelegge for de nye beboerne enn å ivareta de som allerede bor i nabolaget i dag.  

Tydelig kommunikasjon

Naboene hadde mange spørsmål, og flere av spørsmålene har gikk igjen i møtene. Dette gjelder særlig de delene av prosessen som det ikke var mulig å påvirke. For å unngå å bruke mye tid på noe som ikke kan endres kunne vi ha vært tydeligere på hva som faktisk kan påvirkes, og hva som allerede er «skrevet i stein». Et mulig grep her kunne vært å sende ut skriftlig informasjon i forkant av møtene med svar på spørsmål og understreke hvilke områder som kunne påvirkes.  

Sett av tid til å «lufte ut» 

Naboene hadde mye på hjertet og behov for å få luftet ut en del frustrasjon. Vi undervurderte dette behovet i planlegging av møtene, og skulle ha satt av mer tid til at naboene fikk delt sine tanker. Mye av frustrasjonen er forståelig, men retter seg mot politiske vedtak fattet tidlig i prosessen. Vi har gjennom prosessen forsøkt å tydeliggjøre hva som har vært mulig å påvirke og ikke, men klarte ikke å skape en felles forståelse for dette tidlig i prosessen.